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電子メール禁止日

 日経ビジネス(2004.9.13)「大量過ぎて仕事の邪魔?電子メールが消える日」と題してべりタスソフトウェアにおける以下のようなエピソードが紹介されています。

 べリタスのマーケティング担当副社長バートン氏は、大量に増える電子メールが仕事の効率を低下させていると考え、彼の部署においては毎週金曜日を電子メール禁止日にした。
 彼の出した指示は「金曜日に同じ部署の同僚に連絡する場合、内線電話を使うか、直接話すこと」というのもである。
 最初のうちこそ混乱はあったが、「従業員は数週間で規則に馴れ電子メールを送らなくても仕事ができるようになった。」
 また「直接言葉を交わし、よく歩くように」なり、その結果、「相手と直接話すよいうになったため電子メールによって引き起こされる混乱や曖昧さが解消され、プロジェクトの進捗が迅速になった。」

 この記事を読んで、約10年前に聴講した日経BP社主催のパネルディスカッションを思い出しました。モデレータが日経BP社の上村孝樹氏で、パネラーは大手企業の情報システム部長の方々でした。
 当時は電子メールの普及期で、「電子メールによってホワイトカラーの生産性が向上する」とか「電子メールを導入しないと時代の波に取り残される」といった内容でしたが、最後に一人のパネラーと上村氏の間で、以下のようなやりとりがありました。

パネラー「確かに電子メールは便利だけど、処理するメールの数が、どんどん増えています。このままではいつの日か電子メール処理に追われて、仕事ができなくなるのではないかと心配ですね。」
上村氏 「その時は、全世界同時に『いっせいの、せっ!』で電子メールを止めるしかないでしょうね。」


 私のところにも毎日たくさんのメールが届きます。私の場合、電子メールの処理に、毎日2時間以上使っているのではないかと思います。

 とは言え、『いっせいの、せっ!』で電子メールを止めることは、とてもできそうにありません。もはや電子メールがない世界に戻ることは困難です。
(誰か、必要なメールと不要なメールを瞬時に識別できるソフトウエアを開発してくれませんかねぇ。)

 また、電子メールがトラブルの原因になることは少なくありません。
 私の身近でも、面談で伝えるべきを電子メールで伝えて感情的な行き違いが発生しているケースはたくさんあります。
 非効率に感じられても面談中心のコミュニケーションに置き換えた方が良い場合が、たくさんあるように感じます。

 もしプロジェクトチーム内のチームワークが乱れてしまった時に、その原因が電子メールにあると判断されるなら、プロジェクトマネジャーは、ベリタス社にように電子メールの使用を制限しても良いかもしれませんね。

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Comments

こんにちわ!
バルタン(V)o\o(V)です。

小生もこの記事を読んでいろいろ考えさせられました。
本来手段である電子メールに振り回されるのは、
何だかおかしいですよね。

なんでもかんでもメールではなく、
何のために、何を伝えようとしているのだろう?
そのための手段は何がいいだろう?
というのを、最近メールを作成する前にちょっと
考えるようにしています。
 #鋭意努力中ですが(笑)

Posted by: バルタン(V)o\o(V) | 2004.09.15 at 08:09 AM

バルタンさん、コメントありがとうございます。(^_^)

電子メールは便利だけれど、デメリットも、たくさんありますよね。
「メールを作成する前にちょっと考える」
まさに、これが大事なことだと私も思います。

Posted by: 中村文彦 | 2004.09.15 at 10:12 PM

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